“Dẫn dắt” là công việc của người nhìn thấy một con đường, tin rằng nó đúng đắn và tạo cảm hứng cho người khác cùng đi trên con đường đó.

Đây là góc nhìn chủ quan của Lam về kỹ năng people management dựa trên kinh nghiệm quản lý hoạt động sinh viên, quản lý công việc của các phòng ban chức năng và quản trị công ty trong những năm qua. Bài không dựa trên lý thuyết quản trị học thuật nào cả. Vì vậy nên có thể bài có thể có những điểm bay quá, hoặc chưa phù hợp với số đông. Vậy nên mình xem xài được gì thì xài nghen. Mọi góp ý thêm đều là quý giá.

Giới thiệu: Tầm quan trọng của việc dẫn dắt người khác.

Trường hợp 1: Bạn có một nhóm bạn thân thiết. Cả bọn đang lên kế hoạch rủ nhau đi chơi nên lập group chat. Mỗi bạn một ý, không thống nhất được nhau, dẫn đến cãi vã. Cuối cùng kế hoạch bị hủy, vài người trong nhóm giận nhau.
Trường hợp 2: Giáo viên giao bài tập theo nhóm. Các bạn được phân công làm việc với nhau. Để chuẩn bị cho buổi họp đầu tiên, các bạn lập group chat. Trưởng nhóm hỏi ý kiến bàn bạc và mọi người đều “seen” rồi im lặng. Một số bạn nhắn riêng với bạn bảo “nhóm gì phát chán, chẳng thấy ai có nhiệt huyết gì cả”.
Trường hợp 3: Bạn vừa ra trường, và được nhận vào một công ty. Trưởng phòng giao cho bạn tổ chức một hoạt động nội bộ cuối tuần này (team building) để gắn kết các thành viên. Những người trong phòng đều là người có kinh nghiệm và tuổi đời lớn hơn bạn. Bạn không dám phân công cho các “ma cũ” và các “người lớn” để giúp mình tổ chức. Nên cuối cùng bạn làm tất cả mọi thứ một mình.

Cả ba trường hợp bên trên đều rất dễ thấy trong cuộc sống hàng ngày của mình. Bản thân mình ở trong hoàn cảnh đó sẽ cảm thấy không thoải mái với cách mọi việc diễn ra. Hoặc sẽ bực tức, hoặc sẽ chán chường, hoặc sẽ cô đơn. Và cuối cùng kết quả của công việc đều không được như ý. Hoặc kết quả vẫn được đạt đến nhưng kèm theo một tâm trạng không vui.
Vậy làm sao để cải thiện, làm sao để mọi người có thể phối hợp được tốt với nhau và mình làm việc được thoải mái? Đó là câu chuyện của kỹ năng dẫn dắt người khác, hay nói sang hơn là kỹ năng lãnh đạo con người.

Kỹ năng dẫn dắt người khác cụ thể là làm gì?

Kỹ năng dẫn dắt người khác, hay dễ hiểu hơn là kỹ năng tạo ra sự ảnh hưởng và hướng dẫn những người cùng chung nhiệm vụ đi đến mục tiêu cuối cùng của nhiệm vụ đó.

Ví dụ như, một nhóm bạn thân muốn đi chơi cùng nhau. Mục tiêu không phải là để chơi giết thời gian. Mục tiêu là để có những trải nghiệm cùng nhau, từ đó xây dựng mối quan hệ bạn bè có nhiều kỷ niệm bền chặt hơn. Với góc nhìn đó thì việc đi đâu không quan trọng bằng việc có kỷ niệm với nhau. Nếu có một người nắm giữ được bản chất của cuộc đi chơi, người đó sẽ tạo ra sức ảnh hưởng và dẫn dắt cuộc thảo luận của đám bạn hướng về mục tiêu chung: trải nghiệm cùng nhau. Khi đó, các ý kiến khác biệt sẽ được dung hòa trong mục tiêu chung và cao nhất đó.

Như vậy, nguyên tắc đầu tiên của việc dẫn dắt chính là: “hiểu rõ bản chất mục tiêu và bám chặt lấy mục tiêu đó”.

Kỹ năng cần thiết: phân tích nhận định vấn đề.

Khi cả nhóm bắt đầu có bất đồng ý kiến về việc đi đâu chơi, việc của người dẫn dắt là tìm kiếm điểm chung dựa trên mục tiêu ban đầu. Khi đó việc của người dẫn dắt là kết nối điểm chung mà không phải đặt cái tôi của mình áp đặt lên ý kiến của người khác. Thêm bên này, bớt bên kia, mà không đặt cái tôi của mình lên trên người khác. Trạng thái này mình tạm gọi là Người Vô Kỷ – Người không để cái tôi của mình ảnh hưởng trong việc phối hợp và ra quyết định.

Nguyên tắc thứ 2 của việc dẫn dắt chính là: “Người Vô Kỷ” hoặc người biết khống chế cái Tôi của mình trong cái Ta chung.

Kỹ năng cần thiết: lắng nghe và khống chế cảm xúc.

Khi có quá nhiều ý kiến đóng góp, người dẫn dắt sẽ tổng hợp và đề xuất kế hoạch: ai làm gì, thế nào, khi nào, ở đâu. Khi đó mỗi người sẽ được đưa vào một trật tự mà ở đó họ biết họ cần làm gì và sẽ hỏi ai khi gặp vấn đề trên con đường chung đó. Người dẫn dắt sẽ không biết hết mọi thứ, nhưng sẽ kết nối nhiệm vụ, khả năng của những người phù hợp để giải quyết vấn đề gặp phải. Nên người dẫn dắt không cần thiết là người giỏi nhất, nhưng được đòi hỏi phải có khả năng lập kế hoạch để sắp xếp các vấn đề vào trình tự có thể kiểm soát được.
Đồng thời, người ta chỉ làm tốt khi người ta muốn làm chứ không phải khi được ra lệnh hoặc thúc ép. Người dẫn dắt là người có khả năng làm cho người khác “muốn làm việc họ nên làm”.

Nguyên tắc thứ 3 của việc dẫn dắt chính là: “Luôn biết ai nên làm gì và làm cho họ muốn làm việc đó”

Kỹ năng cần thiết: lập kế hoạch và quản lý nguồn lực. Truyền cảm hứng.

Tuy nhiên kế hoạch hiếm khi nào diễn ra được suôn sẻ. Ví dụ như cả nhóm thống nhất đi biển cắm trại cuối tuần này, nhưng đến sát ngày lại dự báo có bão vào đất liền. Không thể theo kế hoạch ban đầu, cả nhóm bối rối và tiếc nuối vì lỡ mất dịp để có trải nghiệm cùng nhau. Là người dẫn dắt, nắm được mục tiêu tạo ra trải nghiệm chung của nhóm, bạn sẽ cần ý tưởng và giải pháp thay thế cho kế hoạch đi biến đã thống nhất với nhau. Bạn sẽ cần là người bình tĩnh nhất, nhìn nhận tình hình và tận dụng các ý kiến khác nhau của nhóm và chốt hạ phương án thay thế. Người dẫn dắt luôn là người giữ mọi người lại, là xung phong đầu tiên khi cần mạo hiểm và là người cuối cùng bỏ cuộc nếu như cả nhóm bỏ cuộc.

Nguyên tắc thứ 4 của việc dẫn dắt chính là: “Luôn dự phòng và ứng biến để đạt được mục tiêu đề ra”

Kỹ năng cần thiết: giải quyết sự cố; động viên người khác và động viên bản thân.

Đó là 4 nguyên tắc cơ bản để giúp bạn dẫn dắt người khác đi trên con đường dẫn tới mục tiêu đã định từ ban đầu. Đó là người lãnh đạo – người dẫn đường.

Ai sẽ cần kỹ năng dẫn dắt?

Về cơ bản, mình sẽ hình dung đó là người đứng đầu được công nhận trong một tổ chức, một nhóm bạn. Ví dụ như trưởng nhóm học tập, trưởng phòng ban làm việc, hoặc trưởng dự án.
Tuy nhiên trong thực tế, có những trường hợp rất khó xác định người lãnh đạo được công nhận.

Trường hợp tiêu biểu như:
Không có người đứng đầu: ví dụ như một nhóm bạn bàn chuyện đi chơi.
Không xác định được đội ngũ thực hiện cụ thể: ví dụ như hoạt động teambuilding cuối tuần của phòng ban. Chỉ có một người được phân công chịu trách nhiệm, nhưng không phân công cụ thể ai sẽ giúp người này.
Khi đó, người có khả năng dẫn dắt sẽ trở thành người dẫn dắt, đảm bảo mọi chuyện suôn sẻ và mọi người phối hợp được tốt với nhau. Vì vậy, người dẫn dắt nên là người được công nhận, không nên là người được phân công. Người dẫn dắt sẽ không phải là đỉnh ngọn núi để chống đỡ và tự làm mọi thứ. Người dẫn dắt là nên là thung lũng, kết nối các ngọn núi là những người có thể mạnh khác nhau. Là người khiêm nhường nhưng tràn đầy cảm hứng.

Như vậy, ai cũng nên trang bị cho mình kỹ năng này ở nhiều cấp độ khác nhau để có thể phối hợp với người khác, hoặc phối hợp những người khác với nhau vì mục tiêu chung.

Mình có thể bắt đầu kỹ năng đó như thế nào?

Mọi kỹ năng đều cần được thực hành một cách nghiêm túc và liên tục. Để bắt đầu học kỹ năng dẫn dắt người khác, bạn sẽ cần thực hành trên chính bản thân mình, dẫn dắt chính bản thân mình đi đến mục tiêu cụ thể.

Rèn luyện theo nguyên tắc 1: Xác định mục tiêu.

Luôn xác định mục tiêu và kiên định vào mục tiêu đó. Ví dụ như tôi muốn dành dụm tiền đến cuối năm sau mua được một chiếc xe máy, mọi hoạt động của tôi sẽ xoay xung quanh mục tiêu này, phải đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.
Tạo cho mình những nguồn cảm hứng, những lý do để theo đuổi mục tiêu đến cùng và thường xuyên tự thúc đẩy mình đi về phía trước.

Rèn luyện theo nguyên tắc 2: Người Vô Kỷ.

Khi tôi đặt kế hoạch và giải quyết bất cứ tình huống nào, tôi luôn thành thật với cảm xúc của bản thân và dẫn dắt nó để hướng tới mục tiêu được đề ra ban đầu. Ví dụ như tháng này tôi đã thất bại trong việc dành dụm 500 ngàn vì đã tiêu xài quá trớn. Tôi thành thật với mình rằng tôi đã thất bại, nhưng tôi không dằn vặt mình về thất bại đó. Thay vào đó tôi sẽ học từ nguyên nhân của thất bại, kỷ luật hơn, và lập mục tiêu dành dụm 750 ngàn/tháng trong 2 tháng tiếp theo để bù vào 500 ngàn đó.

Rèn luyện theo nguyên tắc 3: Luôn có kế hoạch và nguồn cảm hứng.

Khi xác định mục tiêu nào, tôi không để kế hoạch trong đầu mà sẽ luôn viết ra dự định của mình. Lập cho mình kế hoạch đạt tới mục tiêu đó và nghiêm túc thực hiện nó. Tôi không cho phép mình phá vỡ kế hoạch hoặc biện minh cho việc vô kỷ luật của mình. Tôi tin rằng nếu mình không có kỷ luật thì không thể mong chờ sự thành công, và không thể mong chờ người khác có kỷ luật được.

Và vì bắt đầu với tất cả cảm hứng của mục tiêu đề ra, tôi sẽ động viên mình, tạo nguồn cảm hứng trên từng cột mốc nhỏ trong hành trình lớn.

Rèn luyện theo nguyên tắc 4: kiên định nhưng linh hoạt.

Tôi biết rằng mọi thứ không luôn luôn diễn ra như dự định. Vì vậy khi có các khó khăn xuất hiện, tôi sẽ tìm các giải pháp khác nhau, và tiến hành lại việc lên kế hoạch để tiếp tục con đường hướng đến hoàn thành mục tiêu. Ví dụ như năm nay tôi phải giúp Ba Mẹ tài chính để lo việc chung cho gia đình, vậy thì kế hoạch mua chiếc xe của mình sẽ dời lại một năm. Và tôi sẽ thiết lập lại kế hoạch cho việc dành dụm trong 3 năm thay vì 2 năm như ban đầu.

Khi rèn luyện bản thân mình những nguyên tắc cơ bản của một người dẫn dắt, bạn sẽ sẵn sàng hơn khi giao tiếp với bạn bè, đồng nghiệp. Bạn sẽ giúp cho tập thể được hoạt động suôn sẻ, ít mâu thuẫn và đoàn kết vì mục tiêu chung hơn.

Thương cảm ơn và chia sẻ với quý bạn đã đọc đến đoạn viết này.