Vậy là một tuần đã qua kể từ ngày chúng tôi tổ chức lễ kỷ niệm 20 năm tốt nghiệp THPT cho một tập thể gần 400 người từ giáo viên đến cựu học sinh cả khối gồm 18 lớp học cũ. Có người tóc đã bạc, có người dẫn theo gia đình con cháu, có người độc thân vui vẻ tụm năm tụm bảy, lại cũng có người một mình thinh lặng dạo quanh các phòng học không nói lời nào, nhưng tựu trung lại là một niềm vui lan tỏa rõ ràng có thể cảm nhận được. Đối với bản thân tôi, dù còn nhiều điểm cần cải thiện nhưng sự kiện đã thành công khi các thầy cô nhắn gửi “làm nữa đi, cho thầy cô có dịp gặp các em. Tranh thủ làm đi khi tụi tui vẫn còn”. Và bạn bè nhắn gửi “Vui quá xúc động quá, cảm xúc hai mươi năm dồn về một ngày. Lần sau làm chắc chắn tui không ngại mà tham gia tổ chức luôn”.

Vì vậy như thường lệ, tôi viết lại những trải nghiệm của mình, trước là để phản tư và đúc kết cho mình, sau là để chia sẻ cho các anh chị bạn, đặc biệt là các bạn khóa sau, để còn tổ chức thêm những sự kiện ý nghĩa và tiếp thêm sức sống trong đời sống thường nhật của mỗi người chúng ta. Những đúc kết dưới đây chỉ đi ra từ duy nhất sự kiện vừa rồi, không mang tính bao quát và không tham khảo các mô hình học thuật nào, nên các anh chị bạn tham khảo và áp dụng có cân nhắc nhé.

Tôi xin đúc kết thành 3 phần: Thiết lập tâm thế, chiến lược triển khai hai-tầng và các lưu ý dọc đường tổ chức.

Phần 1: Thiết lập tâm thế.

Các hoạt động cộng đồng như thế này thường hay nhận sự  “lạnh nhạt” của mọi người từ ban đầu. Điều này là bình thường, vì suốt hàng nhiều năm trời người ta không có hoạt động này, không biết nó tròn méo ra sao, thành công đến mức nào và thậm chí không biết mình là ai trước đó, thì làm sao người ta tin và ủng hộ mình nhiệt tình cho được. Vậy nên để vượt qua được “mùa đông nhiệt huyết” này thì tôi có vài bí quyết như sau:
– Thiết lập mục tiêu và kiên trì với mục tiêu đó. Muốn chơi thì phải bày trò. Người bày trò cũng là người được chơi. Nghĩ như vậy thì mình thấy việc tổ chức hoạt động là cho mình, không phải cho ai khác. Hãy cho mình lý tưởng và lý do để bắt đầu, để mỗi khi thấy giảm động lực thì dành cho mình một ngày làm việc lại trên mục tiêu và lý trưởng đó. Cần thừa nhận rằng nếu bạn đứng ra khởi xướng một hoạt động nào đó, bạn là lãnh đạo của hoạt động đó dù chẳng có chức danh hay thực quyền. Mà lãnh đạo thì luôn là người xung phong đầu tiên và gục ngã cuối cùng.
– Đừng bắt đầu lãnh đạo khi chưa biết đi đâu. Lãnh đạo là dẫn đường, không biết đường làm sao mà dẫn. Muốn kêu gọi sự hội tụ, thì hãy trình bày được một kế hoạch hội tụ để-làm-gì và làm-thế-nào. Kế hoạch ban đầu càng chi tiết và gợi cảm hứng, thì như mồi lửa càng xịn, sẽ càng dễ bắt lửa cho rơm cháy lan.
– Số đông chưa biết bạn, nhưng vẫn có số ít tin bạn. Hãy tận dụng niềm tin và sự nhiệt thành của số ít để kiểm chứng ý tưởng ban đầu và động viên mình qua “mùa đông nhiệt huyết”. Kế hoạch ban đầu chỉ nên gói gọn trong vòng 5 người trở lại, những người không ngại chê bai, vùi dập kế hoạch của bạn và không từ bỏ bạn dù rằng cái ý tưởng nó tệ tới mức không có chỗ để khen. Nhưng khi bạn tạo cảm hứng được cho 5 người này, bạn biết kế hoạch này có khả năng tạo cảm hứng cho 500 người nữa. Vì vậy hãy hạ cái cằm, khom cái lưng và tìm cách phân tích và cấu trúc lại những gì họ góp ý. Bạn cần hiểu rằng kế hoạch là của chung, chúng ta đang chia các vai trò khác nhau mà thôi. Một lần nữa, biết hạ cái cằm xuống để được hỗ trợ, để lãnh đạo là người không bao giờ cô đơn.
– Không ai ưu tiên kế hoạch của bạn bằng bạn. Và không ai đọc kế hoạch của bạn kỹ như bạn. Điều này dễ hiểu vì kế hoạch bạn khởi xướng không phải/ chưa phải ưu tiên của số đông thành viên. Vì vậy, hãy chuẩn bị một bản kế hoạch thật chi tiết nhưng những phiên bản trình bày lại phải ngắn gọn, trọng tâm và “giật gân”.

Phần 2: Chiến lược triển khai hai tầng.

Có một sự thật ngầm hiểu rằng trong một tập thể lớn luôn có các tập thể nhỏ. Trong tập thể nhỏ luôn có các tập thể nhỏ hơn. Đó là đơn vị lớp trong đơn vị khối. Đơn vị tổ trong đơn vị lớp. Và các nhóm bạn thân. Nếu tập thể nhỏ được quan tâm thì tập thể lớn mới được hình thành. Trong khuôn khổ kế hoạch họp khóa, tôi tạm dùng 2 tầng khối và lớp. Họp lớp làm cơ sở, họp khóa làm mục tiêu.
– Hai tầng kế hoạch. Thú thật là ban đầu chúng tôi đã lập kế hoạch họp khối, nơi mà tất cả các hoạt động diễn ra tại một nơi tập trung, và chúng tôi đã đau đầu với việc trả lời 2 câu hỏi quan trọng “tập thể lớp ở đâu trong đó?” và “bao nhiêu người tromg ban tổ chức là đủ?”. Sau nhiều lần tranh luận, chúng tôi nhận ra rằng nếu tập thể lớp không được chăm sóc thì tập thể khối không thể hình thành. Do vậy các hoạt động phải thỏa mãn được yếu tố “lấy hoạt động tại lớp làm trọng tâm để xây dựng hoạt động tại khối”. Anh chị bạn có thể tham khảo hình nội dung buổi lễ bên dưới để thấy 2 tầng hoạt động. Đây là chìa khóa để mở cửa “nhiệt huyết” của từng lớp tham gia.
– Hai tầng quản lý. Khi đã hai tầng kế hoạch thì công tác quản lý trở nên dễ thở hơn rất nhiều. Mỗi tập thể nhỏ sẽ chịu trách nhiệm tầng cơ sở – cấp lớp. Ban tổ chức chỉ chịu trách nhiệm tầng trung ương – cấp khối. Trao quyền quản lý cho cấp cơ sở và phân công nhiệm vụ giám sát cấp trung ương cho từng thành viên của ban tổ chức. Cấp cơ sở chịu trách nhiệm ghi danh đăng ký, thu tiền và nộp ngân sách về trung ương. Cấp cơ sở cũng chịu trách nhiệm lập kế hoạch hoạt động và giám sát thu chi cấp cơ sở. Cấp trung ương quản lý và hỗ trợ từng người đại diện cấp cơ sở để họ làm tốt công tác của mình. Một bài học đắt giá khi chúng tôi phân tầng quản lý: Khi người ta tham gia vào công tác tổ chức, người ta sẽ có động lực để gồng gánh cùng ban tổ chức. Ban tổ chức vừa khỏe nhẹ, các lớp lại vừa nhiệt tình hơn lên. Và tương tự, mỗi lớp lại tự lên kế hoạch và có cách phân công tổ chức cấp cơ sở của mình. Phần này ban tổ chức chỉ gợi ý hỗ trợ, không dài tay can thiệp.
– Hai tầng truyền thông. Như các nguyên tắc bên trên tôi đã trình bày: không ai đọc kế hoạch kỹ bằng người lên kế hoạch và ưu tiên hoạt động bằng ban tổ chức. Do vậy việc truyền thông bị tắc nghẽn hoặc chậm trễ ở đại diện các lớp là có thể hiểu được. Do vậy, ban tổ chức luôn cần có 2 tầng truyền thông: truyền thông đến các đại diện và truyền thông đến đại chúng. Ban tổ chức cần đảm bảo các đại diện lớp có thể giúp truyền đạt thông điệp và thực thi nhiệm vụ nhanh chóng bằng hình thức group chat và email. Tuy nhiên vẫn cần một luồng thông tin đại chúng về các cập nhật, kế hoạch hoặc thông điệp truyền lửa trực tiếp đến đại chúng. Công cụ cho hoạt động này được sử dụng ở hình thức Facebook group. Dùng trách nhiệm nắm thông tin chi tiết của các đại diện lớp để tạo quyền lực mềm cho họ với lớp, và đồng thời dùng các câu hỏi của các thành viên đến các đại diện lớp để tạo áp lực phải nắm đủ thông tin cho họ. Họ có thể không đọc kỹ kế hoạch, nhưng không thể không trả lời các câu hỏi của thành viên về thông tin sơ lược được truyền thông bởi ban tổ chức.

Phần 3: Những lưu ý dọc đường tổ chức.

Có một vài những điều quan trọng, nếu bạn để ý thì sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho công tác tổ chức mà chúng tôi đã học được trong quá trình triển khai kế hoạch họp khối như sau:
– Bạn không còn là lớp trưởng hay cấp trên. Người ta về trường là vì nhớ trường lớp, thầy cô và những kỷ niệm cũ, không phải vì bạn. Và chắc chắn người ta sẽ bỏ ý định về trường nếu ghét ban tổ chức. Bạn không có thực quyền hoặc thứ bậc được công nhận để ràng buộc các thành viên. Tất cả những gì bạn có thể vận dụng trong một hoạt động xã hội như thế này chỉ là niềm cảm hứng được lan tỏa và sự ủng hộ của từng cá nhân và của đám đông cho kế hoạch của bạn.
– Những người lặng thầm hỗ trợ tại địa điểm là chìa khóa của một hoạt động suôn sẻ. Hãy lưu ý tôn trọng vai trò của các chú bảo vệ, cô lao công hay các chị văn thư. Hiểu được quy trình của họ và khéo léo đặt nhiệm vụ và trách nhiệm tổ chức hoạt động vào tay họ với sự tôn trọng và hợp tác, bạn sẽ nhận được hỗ trợ nhiều hơn bạn tưởng. Như trường hợp hoạt động của chúng tôi, các chú bảo vệ đã cực kỳ hỗ trợ ngoài phạm vi công việc của họ ở trường như mở cổng trường từ 5 giờ sáng, hỗ trợ các hoạt động chuẩn bị tại lớp và hội trường đến tận khuya và nhiều những sự động viên khác dành cho ban tổ chức. Ngược lại, chúng tôi đã giúp giải phóng bớt công việc của các chú trong ngày lễ bằng cách thuê người trông giữ xe cộ để các chú có thể vào dự tiệc cùng với mọi người.
– Các thầy cô là động lực lớn nhất và ý nghĩa nhất của việc họp lớp, họp khối, và họp trường. Họ là những người tạo ảnh hưởng lớn nhất hâm nóng “mùa đông nhiệt huyết” của bạn. Do vậy hãy tận dụng hình ảnh, phát ngôn và tình cảm của các thầy cô để tạo sự trông đợi nơi những đứa học sinh còn đang chần chừ chưa quyết về trường. Như trường hợp của chúng tôi, số lượng tương tác trong facebook group của cựu học sinh tăng mạnh kể từ khi chúng tôi đăng hình ảnh và cập nhật số lượng thầy cô nhận thiệp mời về trường dự lễ, dẫn đến kết quả là số lượng đăng ký tăng lên gần 300 bạn, vượt xa kế hoạch ban đầu là 200 bạn. Số lượng về thực tế trong ngày lễ lại vượt quá con số 300.
– Có quy chuẩn về ứng xử. Sau 20 năm rời trường, mỗi người mỗi cảnh. Có người sẽ vinh quang về trường, cũng có người còn nhiều ngại ngùng về những sự khác biệt của bản thân hay sự tự ti về thành công trong xã hội. Việc ban tổ chức có những quy định, quy chuẩn ứng xử ngay từ đầu sẽ giúp thúc đẩy tính tự giác, đa dạng và hòa hợp của một tập thể đông đảo như thế này. Tôi có đính kèm hình bên dưới là quy chuẩn về ứng xử đã được truyền thông nhiều lần đến các cựu học sinh tham gia buổi lễ cho anh chị bạn tham khảo.

Hoạt động tổ chức họp lớp, họp khóa là một trong những hoạt động xã hội thú vị kế thừa truyền thống tôn sư trọng đạo, giúp cho mỗi người chúng ta có dịp được nhìn lại sơ tâm của mình thông qua việc gặp lại thầy cô, bạn bè, ôn lại những kỷ niệm xưa và nâng đỡ thế hệ kế tiếp. Sau mỗi lần họp mặt, chúng ta sẽ được dịp phản tư về cách sống hiện tại và cho đời sống thường nhật thêm phần thú vị. Lam mong rằng các anh chị bạn đọc được tới đây sẽ có đúc kết của riêng mình, có thể chia sẻ thêm trải nghiệm của bản thân trong công tác tổ chức hoặc tham gia các buổi kỷ niệm để cùng nhau mình gìn giữ nét văn hóa tôn sư trọng đạo của Việt Nam mình.
Cuối cùng cũng là điều quan trọng, chúng tôi đã không thể tổ chức một hoạt động về trường ý nghĩa, ấm áp và thành công như vừa qua được nếu không có sự ủng hộ hết mình từ ban giám hiệu và các thầy cô. Vì vậy, nếu bạn có ý định tổ chức, hãy tranh thủ sự ủng hộ từ nhà trường và thầy cô nhé.

Thay lời kết, chúng ta hãy cảm ơn nhau vì đã về và đã vui, sẽ về và sẽ vui!